Ile skrzynek e-Doręczeń musi mieć adwokat

Typowa jednoosobowa kancelaria potrzebuje dwóch adresów do doręczeń elektronicznych, a nie jednego: osobnego dla adwokata lub radcy prawnego wykonującego zawód i osobnego dla działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG. Spółka adwokacka lub radcowska wpisana do KRS ma jeszcze własny, trzeci adres, a jej wspólnik i tak musi mieć swój adres zawodowy. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, który wymienia te role w osobnych punktach. Poniżej rozbicie rola po roli, terminy dla każdej z nich, kwestia dodawania osób z kancelarii do skrzynki i trzy pułapki, które kosztują najwięcej czasu.

Dlaczego odpowiedź „jedna skrzynka" jest błędna

Adres do doręczeń elektronicznych przypisuje się do podmiotu, a nie do człowieka. To jedno zdanie tłumaczy cały problem. Adwokat prowadzący kancelarię występuje w obrocie w co najmniej dwóch rolach: jako osoba wykonująca zawód zaufania publicznego i jako przedsiębiorca. Ustawa traktuje te role osobno i wymienia je w różnych punktach tego samego przepisu.

Art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych w punkcie 1 wymienia adwokata wykonującego zawód, w punkcie 2 radcę prawnego wykonującego zawód, w punkcie 8 podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, a w punkcie 9 podmiot niepubliczny wpisany do CEIDG. Ta sama osoba może odpowiadać dwóm lub trzem z tych punktów naraz, i każdy z nich rodzi własny obowiązek.

Rozbicie rola po roli

Adwokat lub radca prawny wykonujący zawód

To adres zawodowy i to on realizuje obowiązek z art. 9 ust. 1 pkt 1 i 2. Termin minął 1 stycznia 2025 r. Sama ustawa tej daty nie zawiera: wyznaczył ją komunikat Ministra Cyfryzacji z 12 lipca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1078), który przesunął pierwotny termin z 1 października 2024 r.

Uprawnienie do adresu zawodowego potwierdza właściwa izba, więc dane we wniosku muszą zgadzać się z danymi na liście adwokatów lub radców prawnych. To brzmi banalnie, ale rozbieżność w formie nazwiska, na przykład przy nazwisku dwuczłonowym albo po zmianie stanu cywilnego, potrafi zatrzymać wniosek na tygodnie.

Kancelaria jako jednoosobowa działalność gospodarcza

Tu obowiązuje zasada, którą warto zapamiętać dosłownie: jedna działalność gospodarcza to jeden adres, niezależnie od liczby rodzajów tej działalności. Adwokat, który obok kancelarii prowadzi w ramach tego samego wpisu do CEIDG jeszcze inną działalność, na przykład szkoleniową, nie zakłada dla niej kolejnej skrzynki. Tak wynika ze stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji opublikowanego przez Krajową Izbę Radców Prawnych.

Termin dla tej roli jest inny i dopiero nadchodzi. Zgodnie z metryką ustawy art. 9 ust. 1 pkt 9, czyli punkt dotyczący podmiotów wpisanych do CEIDG, wchodzi w życie 1 października 2026 r. Adwokaci zarejestrowani w CEIDG przed 2025 rokiem mają więc drugi termin, o którym łatwo zapomnieć, bo obowiązek zawodowy zrealizowali półtora roku wcześniej i temat wydaje się zamknięty.

Spółka adwokacka lub radcowska w KRS

Spółka jest odrębnym podmiotem niepublicznym z art. 9 ust. 1 pkt 8 i ma własny adres. Kluczowe: adres spółki nie zwalnia wspólnika z obowiązku posiadania adresu zawodowego. To dwa niezależne obowiązki wynikające z dwóch różnych punktów przepisu, a nie jeden obowiązek do wyboru.

Adres prywatny

Osoba fizyczna może mieć adres do doręczeń dobrowolnie. Kuszące jest połączenie go z adresem zawodowym, bo to jedna skrzynka mniej do pilnowania. Warto jednak wiedzieć, co się wtedy dzieje przy przerwie w praktyce, o czym niżej.

Jak dodać osoby z kancelarii do skrzynki

Skrzynkę udostępnia się innym osobom przez nadanie im uprawnień w panelu zarządzania. W kancelarii warto to zrobić od razu po aktywacji i objąć obiegiem co najmniej jedną osobę zastępującą, bo to nie jest wygoda, tylko zabezpieczenie terminów.

Powód jest prosty i nieprzyjemny: doręczenie na adres elektroniczny wywołuje skutek niezależnie od tego, czy ktoś w danym dniu zajrzał do skrzynki. Nieobsadzony kanał działa więc gorzej niż jego brak, bo terminy biegną, a korespondencja czeka w systemie, do którego nikt nie zagląda. Urlop, choroba albo dłuższa rozprawa wystarczą, żeby zrobił się problem.

Przy nadawaniu uprawnień pamiętaj, że korespondencja w skrzynce zawodowej dotyczy spraw klientów, więc obejmuje ją tajemnica adwokacka. Kodeks Etyki Adwokackiej wymaga zabezpieczenia danych przetwarzanych elektronicznie i nakłada na adwokata obowiązek zobowiązania personelu do przestrzegania tajemnicy. Dostęp do skrzynki warto więc dokumentować tak samo starannie jak samo zobowiązanie.

Trzy pułapki, które kosztują najwięcej czasu

1. Wpis adresu to jeszcze nie działająca skrzynka

Wpisanie adresu do Bazy Adresów Elektronicznych i aktywacja skrzynki to dwie różne czynności. Dopóki skrzynka nie zostanie aktywowana, korespondencja nie jest do niej kierowana. Aktywacja wygląda na formalność i właśnie dlatego bywa pomijana, a potem trudno ustalić, dlaczego z urzędu nic nie przychodzi.

2. Wygaszony profil zaufany zatrzymuje wszystko na starcie

Wniosek składa się elektronicznie, więc potrzebny jest profil zaufany, e-dowód albo podpis kwalifikowany. Profil zaufany bywa wygaszony po okresie ważności i odnowienie go zajmuje swoje. Jeżeli w kancelarii i tak zamierzasz przejść na dokumenty podpisywane cyfrowo, to dobry moment, żeby uporządkować obie sprawy naraz i sprawdzić, jakie zastosowania ma dziś składanie podpisu kwalifikowanego poza kontaktem z urzędem.

3. Adres łączony znika w całości przy zawieszeniu

Art. 9 ust. 2 ustawy wyłącza obowiązek wobec osób niewykonujących zawodu oraz tych, którym zawieszono prawo do jego wykonywania. Po zawieszeniu dziekan izby może wystąpić o wykreślenie adresu z Bazy Adresów Elektronicznych. Jeżeli ten sam adres służył także celom prywatnym, wykreślenie zabiera oba kanały naraz. To najmocniejszy argument za tym, żeby nie łączyć roli zawodowej z prywatną w jednej skrzynce.

Czego te skrzynki nie załatwiają

Żadna z nich nie obsługuje korespondencji z sądem. Art. 155 ust. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych odracza obowiązek stosowania jej przepisów przez sądy i trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną do 1 października 2029 r. Do tego czasu pisma sądowe w sprawach cywilnych idą przez Portal Informacyjny, a od 1 marca 2027 r. wnoszenie wskazanych pism tą drogą stanie się obowiązkowe.

Warto trzymać te dwa tory osobno także w głowie, bo terminologia jest myląca: obie rzeczy nazywa się w rozmowach „elektroniczną skrzynką". Pełny kalendarz obu systemów, z podstawą prawną każdej daty, zebraliśmy w przewodniku o e-doręczeniach dla adwokatów.

Co zrobić w tym tygodniu

Jeżeli prowadzisz kancelarię jako jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną przed 2025 rokiem, sprawdź, czy masz drugi adres, ten firmowy. Termin 1 października 2026 r. jest blisko, a obowiązek zawodowy sprzed półtora roku go nie zastępuje. Przy okazji sprawdź, czy skrzynka zawodowa jest aktywna, czy ma przypisaną osobę zastępującą i czy w panelu widnieją dane zgodne z listą izby.

Adres do doręczeń to jeden z tych obowiązków, które ustawia się raz i o których potem się nie myśli, dopóki coś nie pójdzie nie tak. Podobnie działa reszta formalności startowych, opisanych w przewodnikach o zakładaniu kancelarii i wpisie na listę adwokatów.