Art. 116 Ordynacji podatkowej: odpowiedzialność zarządu

Za zaległości podatkowe spółki z o.o. członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna, a członek zarządu nie wykazał jednej z okoliczności zwalniających (art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej). Te same reguły ZUS stosuje do składek, ale nie na podstawie własnej ustawy, tylko przez odesłanie z art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Różnica wobec sprawy cywilnej z art. 299 Kodeksu spółek handlowych jest większa, niż wygląda. Wierzyciel prywatny musi Cię pozwać i przekonać sąd. Organ podatkowy i ZUS niczego nie muszą pozywać: wydają decyzję, a Ty jesteś stroną, która się od niej odwołuje. Poniżej rozkładamy to na części: kiedy dokładnie wolno wydać taką decyzję, jakie masz dwie przesłanki obrony, dlaczego jedna z nich nie istnieje w sprawie cywilnej, w którym momencie odpowiedzialność się przedawnia i czym różni się tu ZUS od urzędu skarbowego.

Kiedy urząd może przenieść zaległość spółki na członka zarządu

Warunki są dwa i muszą wystąpić razem. Pierwszy: egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna. Drugi: chodzi o zaległość, której termin płatności upływał w czasie pełnienia obowiązków członka zarządu przez tę konkretną osobę (art. 116 § 2). Dopiero wtedy organ może w ogóle sięgnąć po majątek osobisty.

Drugi warunek jest w praktyce najczęstszym polem sporu, bo ustawa mówi o TERMINIE PŁATNOŚCI, a nie o powstaniu zobowiązania ani o dacie wystawienia faktury. Podatek VAT za marzec ma termin płatności w kwietniu, więc odpowiada za niego ten, kto był w zarządzie w kwietniu, nawet jeżeli w marcu zarządzał kto inny. Przy zmianach w składzie zarządu ta jedna data potrafi przenieść całą kwotę z jednej osoby na drugą.

Przepis obejmuje spółkę z o.o., spółkę z o.o. w organizacji, prostą spółkę akcyjną i jej wersję w organizacji oraz spółkę akcyjną i jej wersję w organizacji. Nie obejmuje spółek osobowych, bo tam działa art. 115 Ordynacji i inna konstrukcja odpowiedzialności wspólników. W prostej spółce akcyjnej w organizacji, w której powołano radę dyrektorów, przepisy stosuje się odpowiednio do rady dyrektorów i do dyrektorów (art. 116 § 5).

Art. 116 Ordynacji podatkowej: dwie przesłanki uwolnienia od odpowiedzialności

Ustawa daje członkowi zarządu dwie drogi i obie wymagają jego aktywności. Pierwsza to wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości albo w tym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne lub zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, albo że niezgłoszenie wniosku nastąpiło bez jego winy (art. 116 § 1 pkt 1). Druga to wskazanie mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części (pkt 2).

Druga przesłanka jest tą, o której najczęściej zapomina się w obronie, a bywa jedyną realną. Nie trzeba wykazywać niczego o upadłości ani o winie: wystarczy pokazać konkretny, egzekwowalny składnik majątku spółki. Kluczowe są słowa „w znacznej części", bo wskazanie mienia o wartości symbolicznej wobec zaległości niczego nie da. Uwaga na drugą stronę tej samej monety: w sprawie cywilnej z art. 299 KSH takiej przesłanki nie ma wcale, a jest za to obrona brakiem szkody wierzyciela, której z kolei nie zna Ordynacja podatkowa. Te katalogi nie pokrywają się i nie wolno przenosić argumentów z jednej sprawy do drugiej.

Jest jeszcze przepis, który działa automatycznie na korzyść zarządu. Jeżeli obowiązek zgłoszenia wniosku o upadłość powstał i istniał wyłącznie w czasie, gdy prowadzona była egzekucja przez zarząd przymusowy albo przez sprzedaż przedsiębiorstwa, uznaje się, że niezgłoszenie wniosku nastąpiło bez winy członka zarządu (art. 116 § 1a). Nie trzeba tego dowodzić, bo ustawa sama tak stanowi.

„We właściwym czasie" to termin z innej ustawy

Ordynacja podatkowa nie definiuje właściwego czasu. Termin siedzi w Prawie upadłościowym i wynosi trzydzieści dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości (art. 21 ust. 1). Podstawa powstaje przy niewypłacalności, a tę ustawa domniemywa, gdy opóźnienie w wykonaniu zobowiązań pieniężnych przekracza trzy miesiące (art. 11 ust. 1a). U osoby prawnej niewypłacalność zachodzi także wtedy, gdy zobowiązania przekraczają wartość majątku przez okres dłuższy niż dwadzieścia cztery miesiące (art. 11 ust. 2).

W praktyce cała historia zaczyna się zwykle nie od podatków, tylko od zatoru płatniczego: kontrahent nie płaci faktury, spółka nie płaci swojej, opóźnienie przekracza trzy miesiące i zegar z art. 21 ust. 1 rusza, choć nikt w firmie tego nie zauważa. To moment, w którym warto albo szybko sprzedać niezapłaconą fakturę, żeby odbudować płynność, albo świadomie policzyć trzydzieści dni i podjąć decyzję o wniosku. Później to już nie jest kwestia płynności, tylko odpowiedzialności osobistej.

Decyzja, a nie pozew: jak wygląda procedura

O odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej organ podatkowy orzeka w drodze decyzji (art. 108 § 1). Postępowania nie można wszcząć, zanim upłynie termin płatności ustalonego zobowiązania i zanim doręczona zostanie decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego spółki albo jeden z pozostałych aktów wymienionych w art. 108 § 2. Sama egzekucja z majątku członka zarządu może ruszyć dopiero wtedy, gdy egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna (art. 108 § 4).

Kolejność ma znaczenie procesowe. Jeżeli organ wszczyna postępowanie przed spełnieniem warunku z art. 108 § 2, to jest to zarzut do postawienia w odwołaniu, a nie po latach. Decyzja przenosząca odpowiedzialność jest normalną decyzją podatkową, więc przysługuje od niej odwołanie do organu wyższego stopnia w terminie czternastu dni od doręczenia, a potem skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Przedawnienie: pięć lat na decyzję, trzy lata na zobowiązanie

Decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej nie można wydać, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło pięć lat (art. 118 § 1). To termin zawity dla samego organu: po jego upływie sprawa jest zamknięta niezależnie od tego, jak wyglądała sytuacja spółki.

Drugi termin dotyczy już wydanej decyzji. Zobowiązanie z niej wynikające przedawnia się po upływie trzech lat od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona (art. 118 § 2), przy czym termin biegu przedawnienia po jego przerwaniu również wynosi trzy lata. Warto policzyć oba terminy osobno, bo bywa, że decyzja została wydana w czasie, a mimo to zobowiązanie zdążyło się przedawnić, zanim urząd sięgnął po egzekucję.

Przy składkach ZUS odesłanie obejmuje tylko pierwszy z tych terminów

To jest szczegół, którego nie znajdziesz w streszczeniach, a potrafi rozstrzygnąć sprawę. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie ma własnego przepisu o odpowiedzialności zarządu. Art. 31 tej ustawy wylicza przepisy Ordynacji podatkowej stosowane odpowiednio do należności z tytułu składek, a w tym wyliczeniu są „art. 115 do 117", czyli razem z art. 116, oraz osobno wskazany „art. 118 § 1". Art. 118 § 2 w wyliczeniu nie występuje.

Praktyczny skutek jest taki, że pięcioletni limit na wydanie decyzji działa przy składkach tak samo jak przy podatkach, natomiast trzyletniego przedawnienia zobowiązania wynikającego z decyzji nie da się wyprowadzić z tego odesłania. Zanim postawisz zarzut przedawnienia w sprawie składkowej, sprawdź zakres odesłania słowo po słowie i przygotuj argumentację pod ten konkretny przepis. Art. 32 ust. 1 rozciąga zresztą te same zasady na składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych i na ubezpieczenie zdrowotne.

Były członek zarządu i likwidacja spółki: dwa przepisy, o których się zapomina

Art. 116 § 4 mówi wprost, że § 1 do 3 stosuje się również do byłego członka zarządu oraz do byłego pełnomocnika lub wspólnika spółki w organizacji. Rezygnacja z funkcji nie zamyka więc niczego wstecz. Zamyka tylko okres, w którym mogły upłynąć terminy płatności kolejnych zaległości.

Drugi przepis jest jeszcze rzadziej opisywany. Za zobowiązania podatkowe powstałe po likwidacji spółki, za zaległości, których termin płatności upływał po likwidacji, oraz za zaległości wymienione w art. 52 i art. 52a powstałe po likwidacji odpowiadają osoby pełniące obowiązki członka zarządu W MOMENCIE LIKWIDACJI spółki (art. 116 § 2a). Zamknięcie spółki nie jest zatem sposobem na zamknięcie tematu: przesuwa odpowiedzialność na ostatni zarząd.

Art. 116 Ordynacji podatkowej a art. 299 KSH: co się nie pokrywa

Oba przepisy startują od tego samego zdarzenia, czyli od bezskutecznej egzekucji przeciwko spółce, i oba prowadzą do majątku osobistego. Dalej się rozchodzą. Wierzyciel prywatny idzie do sądu gospodarczego z pozwem, urząd i ZUS wydają decyzję. Art. 116 § 2 liczy termin płatności zaległości, art. 299 KSH istnienie zobowiązania w czasie pełnienia funkcji. Art. 116 § 1 pkt 2 daje obronę przez wskazanie mienia spółki, art. 299 § 2 KSH daje obronę przez wykazanie braku szkody wierzyciela. Żadna z tych dwóch obron nie działa w drugim reżimie.

Praktyczny wniosek dla kogoś, kto dostał i pozew, i decyzję, jest taki, że to są dwie osobne sprawy z osobnymi terminami, osobnymi organami i osobnymi dowodami. Wygrana w jednej nie kończy drugiej. Całą stronę cywilną, razem z czwartą drogą obrony, którą byłemu członkowi zarządu dał wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 12 kwietnia 2023 roku, opisujemy osobno przy art. 299 KSH i odpowiedzialności członków zarządu za długi spółki.

Co zrobić po otrzymaniu postanowienia o wszczęciu postępowania

Postanowienie o wszczęciu postępowania w sprawie odpowiedzialności osoby trzeciej jest pierwszym sygnałem i zarazem ostatnim wygodnym momentem na obronę. Na tym etapie jesteś stroną postępowania, masz prawo składać wnioski dowodowe i wypowiadać się co do zebranego materiału, a organ musi się do nich odnieść w uzasadnieniu decyzji. Później zostaje odwołanie, a w nim można już tylko krytykować ustalenia, których nie kwestionowałeś na czas.

Cztery rzeczy warto ustalić od razu: dokładne daty powołania i rezygnacji albo odwołania, terminy płatności każdej pozycji z zestawienia zaległości, kompletny obraz majątku spółki na dzień egzekucji oraz to, kiedy spółka faktycznie stała się niewypłacalna. Te ustalenia decydują o wyborze przesłanki obrony, a każdą trzeba poprzeć dokumentem, nie oświadczeniem.

Czy do takiej sprawy potrzebny jest prawnik

Przy odpowiedzialności całym majątkiem osobistym odpowiedź jest łatwa: liczy się stosunek kosztu do ryzyka, a ryzykiem jest mieszkanie i oszczędności. Honorarium adwokata albo radcy prawnego z wyboru nie jest regulowane żadnym przepisem i ustala je umowa z klientem, więc konkretnej kwoty nie poda uczciwie żadna strona internetowa. Realny punkt odniesienia daje dopiero rozmowa o wartości zaległości, liczbie spornych okresów i tym, czy sprawa zatrzyma się na odwołaniu, czy pójdzie do sądu administracyjnego.

Szukaj kogoś, kto prowadzi sprawy podatkowe i ubezpieczeniowe, a nie ogólnie gospodarcze, bo postępowanie przed organem i przed sądem administracyjnym rządzi się innymi terminami niż proces cywilny. Numer wpisu każdego prawnika możesz sprawdzić w rejestrze adwokatów i radców prawnych, a jeżeli chodzi o bieżące ryzyko w firmie, a nie o gotową decyzję, temat mieści się zwykle w stałej obsłudze prawnej firm.

Podstawa prawna, teksty jednolite: Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2026 poz. 622), ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199), Prawo upadłościowe (Dz.U. 2026 poz. 913) i Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2024 poz. 18). Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.